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Profil der GefanÐ mbH

Unsere spezialisierten Wissenschaftlichen Dokumentarinnen und Dokumentare beraten seit Jahren Unternehmen bezüglich ihrer Archive und Organisationsabläufe.

Das Archiv fängt bei der Akte an: anlegen, zuordnen, abheften, wiedervorlegen, bearbeiten, einsortieren, ändern, erweitern, ablegen, reaktivieren, zwischenlagern, entsorgen. Die Einzelprozesse der Aktenarchivierung müssen sauber und dauerhaft fehlerfrei organisiert sein.

Besonders in wachsenden Unternehmen wandeln sich mit der Zeit einfache Abläufe in der Aktenorganisation zu Missverständnissen in scheinbar einfachen Routineabläufen, zu verworrenen Zuständigkeiten, zu fehlerhaften und verlangsamten Durchführungen. Oft wiederkehrende, dringend zu behebende Probleme sind:
  • Aktenorganisation ist chaotisch
  • Aktensystematik ist unübersichtlich
  • Arbeitsabläufe dauern zu lange
  • Archivablage ist unüberschaubar
  • Geschäftsprozesse sind nicht definiert
  • Informationen sind schwer auffindbar
  • Kommunikationsnetze funktionieren nicht
  • Konflikte erschweren die Zusammenarbeit
  • Kostenquote ist zu hoch
  • Regelwerk ist veraltet oder fehlt
  • Software ist nicht kompatibel
  • Übersichten sind nicht vorhanden

Die Folgen sind stets zunehmende Kosten und Aufwände in diesem Gefüge.


Wir schaffen Strukturen durch:
  • Aktenmanagement
  • Aktenpläne
  • Aktenverzeichnisse
  • Archivpläne
  • Dokumentations-Workflows
  • Findhilfsmittel
  • Klassifikationen
  • Registraturpläne
 
Wir strukturieren ressourcenorientiert Ablauforganisation und Archive effizient durch. Anhand systemischer Lösungen schaffen wir eine klare Gliederung für Aktenmanagement, Archivkonzepte, Archivorganisation, Datenarchivierung.